現場が活用できるRPAツールとは?RPAを活用して業務改革を推進した事例

Press release

2020.12.23

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ジェイズ・コミュニケーションズ株式会社
執行役員 営業管理本部長 諏訪 和由 様
営業管理本部 企画調整グループ 兼 契約管理グループ グループマネージャ 酒井 公美子 様
経営企画室 情報システムグループ 丸本 卓也 様

“業務を一番よく知っている現場がRPAを使うことで業務改善のスピードが上がる”

本日は宜しくお願い致します。
早速ですが、現在、EzAvaterをご利用いただいる部署を教えて頂けますでしょうか。

諏訪様 : 主に活用しているのは、企画調整グループです。予算管理、実績管理、実績の分析などを行っているグループです。

その作業にかかる時間と頻度を教えてください。

諏訪様:毎朝30分から1時間程度です。毎日のことですので大変でした。

毎日ですと大変ですね。
製品選定のポイントも教えてもらえますか?

諏訪様 : 事務系の職種だと「言われた仕事を言われた通りにきっちりやること」が求められることが多いと思います。
しかし、それだけでは生産性はなかなか向上しません。業務フロー自体を見直し、生産性をどう向上させるのかを考え、改革していくのは現場だと私は思っています。そのため「現場で使えるRPA」が製品選定のポイントでした。

現場で使えることを1番のポイントに挙げられたのですね。

諏訪様 : はい。シニアクラスの社員はロボットを作る人間になりましょうと。若い社員も業務をこなしながらゆくゆくはロボットを作り、業務の生産性をあげることができる人間になって欲しいと考えています。そのためには「現場で使えるRPA」であることが最重要ポイントでした。

現場で使えるRPAとしてEzAvaterを導入して頂いたのですね。

「現場で使えるRPA」はEzAvaterのコンセプトでもあるので嬉しいです。

諏訪様 : 実は情報システム部門では他社のRPAツールを導入していますが、情報システム以外のメンバーにはちょっと難しい製品です。業務や業務フローを一番よく知っているのは現場です。
ですので、現場がRPAを使い、現場で業務改革できる方が良い。業務を分析して、要件を定義して、情シスに作ってもらうということではなかなか生産性は向上しないと思います。

現場で業務を改善していくということですが、
情報システムの方はEzAvaterの導入についてどのように関わられたのですか?

丸本様 : 最初のシナリオはマーケティング部門が作りました。私はそれをしっかり動くように修正するところから関わり始めました。

実際に使ってみてどのように感じましたか?

丸本様 : 私はいくつかRPAツールを使ったことがありますが、それらと比べてもやはり簡単だと感じました。直感的に操作できることが最大の特徴だと思います。

直感的に操作できることでどのような効果がありましたか?

丸本様 : 現状のシナリオを変更したいという要望を貰った時に、依頼者と一緒に画面を見ながら設定を変更していくのですが、その際に説明がしやすいというメリットがあると思います。

業務をシナリオに落とし込んでいく時に、現場の方に説明しやすいと感じたということですか?

丸本様 : そうですね。シナリオを自分で作るのであれば他のツールでも覚えてしまえばできますが、システムに詳しくない方に説明するのは難しいです。EzAvaterであれば直感的に操作できるので、非常に説明しやすいと思いました。

なるほど! やはり、一般的には現場でRPAを運用することは難しいと思いますか?

丸本様 : そうですね。他のツールであれば情報システムで管理した方が良いと思います。EzAvaterであれば現場でも運用できると思いました。

現場で運用できれば業務改善のスピードは早くなると思いますか?

丸本様 : 早くなると思います。どこまで現場で活用できるかがポイントだと思っています。
RPAでできることを理解してもらうのは難しいですよね?実際にシナリオ作りを体験しないとイメージがつかないと思いますので、今後は定期的に勉強会などを実施していきたいと考えています。

業務を自動化してどのような効果がありましたか?

酒井様 : 毎日やらなければならない業務や、絶対に忘れてはいけない業務を自動化できたことで、工数削減以外にプレッシャーから解放された点が大きいです。自分が休んだ日もEzAvaterは働いてくれますので非常に助かります。

諏訪様 : 今はそのデータが毎朝9時に送られてくるのですが、そのデータを見るたびにEzAvaterが正確に動いていることを実感しています。

正確性以外にも魅力に感じてい頂いていることはありますか?

丸本様 : 正確に動く以外に、エラーのチェックがしやすいことですね。設定画面からメールアドレスを設定するだけでエラー発生時にスクリーンショット付きでログが届くので、運用しやすいですね。

実際に使ってみてイメージは変わりましたか?

酒井様 : 思っていたよりも使いやすいと感じました。
例えば操作メニューに「ファイルの移動」という項目があるのですが、EzAvaterは操作できることが絵や文字付きでメニューに書いてあるので、それを選んで設定していくだけでシナリオができてしまいます。操作メニューにやりたいことが書いてあるので、思っていたよりも使いやすいと思いました。

実際にEzAvaterを運用されている酒井様はRPAについてどのようなイメージを持っていましたか?

酒井様 : 正直に言うと、難しいだろうなと思っていました。

使いやすいイメージを持って頂いたことで、ご自身の中で何か変化はありましたか?

酒井様 : シナリオを自分で作れるようになってからは、「これは自分でやらなくても良い業務だな(=これはEzAvaterで自動化できるな)」と考えるようになり、なるべく自動化するようになりましたね。
自分でEzAvaterを使って自動化できるイメージを持てたことで、他の業務に生かせないかという発想になったということですね。

ちょっと話は変わりますが、複雑な業務を分解して、一部業務を自動化されたケースはありますか?

丸本様 : 今まさに単純化するために業務を分析して、修正を加えている段階です。1~2か月後にはEzAvaterで新しい業務を自動化することを考えています。

諏訪様 : 具体的には保守契約関連の一部業務を自動化しようと思っています。約6,000件の契約をハンドリングしていますので、EzAvaterで自動化できると確実に生産性が向上します。トランザクション系の業務にどうRPAを取り入れていくかが今の課題です。

EzAvater について何かご要望はありますか?

丸本様 : EzAvaterはログオン状態でないと実行できないという仕様です。ログオン状態のWindows端末を放置できないので、EzAvater以外がWindowsを操作できない状態にするためのロック機能を付けてほしいという要望を挙げています。

現在開発中ですので、少しお待ち頂ければと思います。

丸本様 : EzAvaterは開発サイクルが早いのも素晴らしいと思います。半年前ぐらい前に要望したものが既に実装されているので、凄いと思います。

ありがとうございます!
RPAの導入を検討している方や、上手く活用できていない方々に何かアドバイスはありますか?

酒井様 : まずは、RPAを使ってみることだと思います。使ってみないとどの業務に使えるかイメージできないと思います。使うことで活用イメージが湧いてきますので、RPAツールを使うことから始めることをお勧めします。実際にシナリオを作り、業務を改善できるととても楽しく、他の業務も改善しようという欲が出てきます。

諏訪様:使えば使うほど効率化され、生産性が上がっていきますので、とにかく使っていくことだと思います。

最後に、今後の業務改善や生産性向上に向けて何か考えられていることはありますか?

諏訪様 : ロボットで業務を自動化できる人材を増やしていきたいという思いがあります。これからは業務改革にはRPAが必要であると思っています。現在Excelを使えることが当たり前であるように、EzAvaterを使えることが当たり前になればいいと思っています。
そのためにも、今後は社内研修なども実施していきたいと考えています。

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