社労士業務で社労士業務で活用できるRPAとは? 省力化できる業務を自動化した事例

Press release

2021.4.9

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山本事務所
代表社員 山本昌之様

山本事務所様は、江戸川区内で最初の社労士法人です。個人の事務所とは異なり、それぞれの社労士が得意分野をつ持つことができるため、クライアントの皆様に対してきめ細かなサービスを行っています。大小様々な規模・業種のお客様についての労務管理を行っています。

定型業務を自動化することで業務効率アップと入力ミスを削減

本日は宜しくお願いします。社労士RPAクラウド導入のきっかけを教えて下さい

今はどこの社労士事務所でも電子申請システムを使って手続きを行っています。例えば、入社や退社があった際には、ハローワークや年金事務所への申請手続きが必要です。電子申請システムにデータを入力し、紙に出力して郵送したり、メール送信するなどの各種申請業務があります。
人が処理をすると入力ミスもあるので、データ入力などを自動化できないかと考えたことがきっかけです。

他にも検討の要因はありますか?

もう1点は、申請後の役所の処理状況を確認する作業の手間を減らしたいと考えていました。電子申請システムで申請し、役所の処理が完了すると電子ファイルがシステム上で閲覧可能な状態になります。
役所の処理状況はシステムにアクセスしないと確認できないので手間がかかります。申請は1日50~100件あり、毎日、何度もシステムにアクセスして1件1件状況を確認する必要があります。
単純な業務ですが、時間がかかっているため自動化したいと考え、クライスさんに相談しました。

なるほど!RPAの情報収集はされていたのですか?

社労士業界でも徐々にRPAの導入は進んでおり、複数のRPA製品のお話しをお伺いしていました。当初は有名なRPAツールの導入を検討していたのですが、社労士の業務自動化に特化したクラウドサービスであるクライスさんの「社労士RPAクラウド」に興味を持ちました。

定型業務は業務全体の中でどのぐらいの割合を占めているのでしょうか?

定型業務の割合は、6割から7割程度です。定型業務といっても全てを自動化できるわけではありませんので、RPAで自動化できる部分と人が関わる部分があります。

例えばどのような部分で人が関わる必要があるのでしょうか?

お客様によって送っていただくデータのフォーマットが異なりますし、FAX でデータを送付いただいているお客様もいらっしゃいます。また、健康保険は健康保険組合によってもフォーマットが異なります。そのようなケースでは、ある程度、人が作業する必要があります。

「社労士RPAクラウド」の主な活用方法を教えて下さい

各担当者が電子申請したものを抽出して、1 日70 件程度ダウンロードしています。ダウンロードに要する時間は3分程度なのですが、ファイル名にお客様の会社名や担当者名などを記入しているので、1日に2~3時間もかかります。
ダウンロードしたファイル名は数字の羅列になっているので、ファイルを開いて記載内容を確認しないと、どのお客様のファイルであるか判別できませんでした。そのため、ファイル名の変更などに手間がかかっていました。
導入後は、日付ごとのフォルダが自動生成され、ファイル名も自動的に変更されるようになったので、かなり楽になったという声が挙がっています。

業務改善に繋がったという声は嬉しいです!その他にメリットはありましたか?

確認漏れが無くなったことが大きなメリットですね。役所の処理がいつ完了しファイルがダウンロード可能な状態になるか分からないため、役所の処理が完了していることに気づかず、そのままになってしまうケースもありました。
社労士RPAクラウド導入後は RPA が人の代わりに申請手続きの進捗を確認してくれるので非常に助かっています。各担当者は忘れてはいけないという精神的なプレッシャーから解放され、喜んでいます。

定型業務を自動化したことで付加価値業務に時間を使えるようになりましたか?

そうですね。業務量が減っているので、コンサルティング業務などに時間を使えるようになっていると感じています。単調な作業から解放されることで、社員のモチベーションにも良い影響を与えていると思います。

導入してから皆さんの反応はいかがですか?

社員はRPAをほとんど意識していないと思います。夜中にRPAが起動し、役所の処理が完了したファイルを自動的にダウンロードしてくれるので、社員が出社した時には特定のフォルダに業務に必要なファイルが保存されている状態になっています。社労士RPAクラウドはツールの操作を覚える必要がなく、今までの業務フローを変える必要もない ので、社員はRPA の存在を意識せずに業務効率を向上できています。

現状の業務フローを変えることなく、業務が楽になったということですね。
御社ではテレワークの方もいらっしゃいますか?

テレワークで業務を行っている社員もいます。そのため、RPAでダウンロードしたファイルが RPA ツールをインストールしたパソコンに保存されてしまうと、自宅のパソコンからはアクセスできなくなってしまいます。
そこでクライスさんに依頼して、ダウンロードしたファイルをクラウド上に保存してもらい共有しています。現在利用中の電子申請システムもクラウドサービスなので、どこでも作業が可能な環境になりました。

クラウドサービスであることのメリットですね。RPAをこれから始められる方へアドバイスはありますか?

どの業務システムを使っているかによってニーズは違うと思います。我々が利用している社労士向けの電子申請システムは便利ですが、先ほどお話ししたようにファイルのダウンロードに課題がありました。
「社労士 RPA クラウド」は、社労士の典型的な業務で利用できる自動化シナリオが予め用意されているので、RPA ツールの使い方を覚える必要も RPA 用のパソコンを用意する必要もありません。そのため導入してから使うまでのハードルが低いので、RPAツールを使いこなすことができる人材がいない社労士事務所にはおすすめですね。

今後RPAを使って実現したいことはありますか?

今までは内部の業務をどう自動化して効率化していくかが課題でしたが、今後は外部との連携部分でRPA活用の幅を広げていきたいと考えています。

現状業務の中で、意識せずに業務効率化に役立てて頂いていることがわかりました。本日は貴重なお話をありがとうございました!

【社労士RPA クラウドの説明】
社労士RPAクラウドは、社労士業務支援ソフト(パッケージソフト、クラウドサービス)を利用した日々のオペレーションを、クラウド上のRPAロボット(EzAvater)が自動でオペレーションを代行して実行する社労士業界に特化したクラウドサービスです。

特徴

  1. 社労士の業務自動化に特化したクラウドサービス。事務所でもテレワークでも利用可能。
  2. 社労士の典型的な業務で利用できる自動化シナリオが予め用意されている。導入が簡単。
  3. RPA ツールの操作を覚える必要 がない。メニューからの選択 だけ。運用が簡単。

株式会社クライス[サービス提供者]
〒105 0001 東京都港区虎ノ門 5-11-2 オランダヒルズ森タワー17F
TEL. 03-6435-9671
URL. http://www.kreisink.jp/rpa/
Email. rpa_grup@kreis-ink.jp

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